In den Chefetagen ambitionierter Unternehmen steht Geschwindigkeit an erster Stelle. Ergebnisse müssen gestern erzielt worden sein, und Mitarbeiter, die unzureichende Leistungen erbringen, bremsen das Wachstum. In der täglichen Praxis als Rechtsanwalt sehe ich jedoch sehr regelmäßig, dass der Wunsch, sich schnell von einem schlecht leistenden Arbeitnehmer zu trennen, frontal mit der harten Realität des niederländischen Arbeitsrechts kollidiert.
Die Ursache? Eine mangelhafte oder sogar völlig fehlende Kündigungsakte. Aktenführung ist keine administrative Belastung oder eine Aufgabe für einen regnerischen Freitagnachmittag; sie ist eine harte, strategische Notwendigkeit und das Fundament Ihrer Rechtsposition als Arbeitgeber.
Der rechtliche Rahmen: Der d-Grund
Seit der Einführung des niederländischen Gesetzes über Arbeit und Sicherheit (Wet werk en zekerheid - Wwz) prüft der 'Kantonrechter' (zuständiges Amtsgericht) präventiv, ob ein sogenannter 'vernünftiger Grund' für die Kündigung vorliegt. Schlechtleistung fällt unter den d-Grund von Artikel 7:669 Absatz 3 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches (BW). Der Gesetzgeber hat die Messlatte hierfür bewusst hoch gelegt. Der Richter verlangt nicht nur, dass die Schlechtleistung plausibel ist, sondern stellt zwingende Anforderungen an den vorangegangenen Prozess.
Grob gesagt muss der Arbeitgeber drei Dinge unumstößlich beweisen können:
- Der Arbeitnehmer wurde rechtzeitig über seine unzureichende Leistung informiert.
- Dem Arbeitnehmer wurde in ausreichendem Maße die Möglichkeit gegeben, seine Leistung zu verbessern (das Verbesserungsverfahren).
- Die Schlechtleistung ist nicht die Folge unzureichender Fürsorge des Arbeitgebers bezüglich Schulung oder Arbeitsbedingungen.
Das Verbesserungsverfahren: Keine Formalität, sondern ein Beweismittel
Wo es oft schiefgeht, ist die Überzeugung, dass zwei schlechte Beurteilungsgespräche ausreichen. Das ist ein gefährlicher Irrglaube. Der Hohe Rat (Hoge Raad) hat entschieden, dass die Dauer und der Inhalt eines Verbesserungsverfahrens von der Art, dem Inhalt und dem Niveau der Funktion sowie der Dauer des Arbeitsverhältnisses abhängen.
Ein ernsthaftes Verbesserungsverfahren enthält mindestens konkrete, messbare Ziele (SMART), regelmäßige Evaluierungszeitpunkte und, falls erforderlich, das Angebot von Coaching oder Schulungen. Alles, was mündlich besprochen wird, muss direkt schriftlich (vorzugsweise per E-Mail mit Lesebestätigung) festgehalten werden. Dies verhindert, dass Sie vor Gericht in eine "Aussage-gegen-Aussage"-Diskussion geraten.
Risiken einer schwachen Aktenführung
Was passiert, wenn Sie dennoch mit einer lückenhaften Akte vor Gericht ziehen? Die Folgen sind für den Arbeitgeber meist schmerzhaft und kostspielig:
- Abweisung des Auflösungsantrags: Der Arbeitnehmer bleibt im Dienst. Dies führt zu unhaltbaren Spannungen am Arbeitsplatz und einem Gesichtsverlust für das Management.
- Die angemessene Entschädigung (billijke vergoeding): Wenn der Richter urteilt, dass Sie als Arbeitgeber grob schuldhaft gehandelt haben (z.B. durch fälschliches Aufbauschen einer Akte oder eine ungerechtfertigte fristlose Kündigung), kann zusätzlich zur regulären gesetzlichen Abfindung (transitievergoeding) eine immens hohe Entschädigung zugesprochen werden.
- Schaden an der Liquidität: Nicht nur die juristischen Kosten steigen, sondern auch die Lohnfortzahlung läuft während des Verfahrens weiter, was genau wie bei ruhenden Arbeitsverhältnissen erhebliche Auswirkungen auf Ihre Unternehmensliquidität haben kann.
Strategische Beratung für den Unternehmer
Mein Rat an Unternehmer und Geschäftsführungen ist glasklar: Handeln Sie nicht aus Frustration, sondern aus Strategie. Sobald Sie bemerken, dass ein Arbeitnehmer systematisch zurückbleibt, müssen Sie das juristische Radar einschalten. Beginnen Sie mit der Aktenführung, bevor die Situation eskaliert.
Lassen Sie Ihre Personalabteilung oder Führungskräfte die Gesprächsprotokolle nicht selbstständig erstellen, wenn es bereits zu scheitern droht. Eine unglückliche Formulierung in einem Evaluierungsbericht kann Ihren Fall Monate später im Gerichtssaal torpedieren. Lassen Sie mich frühzeitig bei dem Verbesserungsverfahren mitwirken. Oft führt eine wasserdichte und unwiderlegbare Akte dazu, dass wir den Gang zum Gericht vermeiden und uns über einen Aufhebungsvertrag (Vaststellingsovereenkomst - VSO) schnell und professionell trennen können.
